Những bản hợp pháp, hợp lệ là những
văn bản còn nguyên
vẹn, nội dung rõ ràng do cơ quan có thẩm
quyền cấp (lưu ý đúng thẩm quyền), không có
dấu hiệu làm giả và lỗ hổng làm giả (con
dấu và chữ ký tươi, có đóng/niêm giáp lai
nếu văn bản nhiều trang)
Một số
biểu hiện của văn bản không hợp pháp,
hợp lệ:
Những bản có dấu hiệu tẩy xóa,
chỉnh sửa mà không đóng dấu vào chỗ sửa,
kể cả việc sửa đó là đúng theo các
giấy tờ khác.
Những bản con dấu đóng không đầy
đủ (không hiện lên toàn bộ con dấu)
Văn bản cũ, mờ, nát, không còn nguyên vẹn
(đặc biệt ở phần nội dung, con dấu và
chữ ký).
Văn bản của các chế độ cũ
cấp, văn bản có nội dung không phù hợp với
pháp luật và thuần phong mỹ tục.
Văn bản nhiều trang không có dấu giáp lai.
Ảnh tại các văn bằng thiếu dấu giáp
lai.
Văn bản do cơ quan cấp không đúng thẩm
quyền.
Văn bản không phải là văn bản gốc
(bản quét hoặc in mầu, bản copy v.v.)
Tham khảo Quy định
chuẩn mực của Nhà nước:
Không được nhậndịch
có chứng thực tư pháp
trong các trường hợp sau đây :
a) Người tiếp nhận hồ sơ biết
hoặc phải biết bản chính được cấp
sai thẩm quyền hoặc không
hợp lệ; bản chính giả;
b) Văn bản, giấy tờ đã bị tẩy
xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư
hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội
dung;
c) Văn bản, giấy tờ có xác định độ
mật của cơ quan nhà
nước, tổ chức chính trị, đoàn thể chính
trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế; văn bản, giấy
tờ không phổ biến trên
các phương tiện thông tin đại chúng;
d) Đơn, thư và các giấy tờ tự lập không
có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận
của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
đ) Các giấy tờ mà văn bản quy phạm pháp
luật của Quốc hội, ủy ban Thường
vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính
phủ và Thủ tướng Chính phủ quy định không được dịch.
Người tiếp
nhận hồ sơ phải
đối chiếu, rà soát các nội dung bản chính;
nếu thấy có dấu hiệu giả mạo thì
phải gửi giấy xác minh đến cơ quan, tổ
chức đã cấp bản chính đó hoặc gửi giám
định.
Lưu
ý: Tất cả những văn bản, hồ sơ,
giấy tờ giả mạo khi bị nghi vấn hoặc
phát hiện sẽ bị lập biên bản thu giữ
để chuyển cơ quan công an điều tra và xác
minh.